GENERALIDADES

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales y almacenamiento de información,  que C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. que en adelante se denominara la compañía,  realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

De esta manera, la empresa C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de la compañía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la empresa C.I. FACTORIAS ASOCIADAS

S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general; es por eso que ha adoptado la siguiente política de tratamiento de información personal, aplicada en todas las actividades que involucren total o parcialmente la recolección, el almacenamiento, el uso, la transferencia, la actualización y la eliminación de dicha información.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la Compañía en calidad de responsable de la recolección, tratamiento y almacenamiento de datos; así como todos los terceros que obran en nombre de esta empresa, o que sin actuar en nombre de ella tratan datos personales por disposición de ésta como encargados. De igual manera, se compromete a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados, salvo los casos que establezca la ley.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general de las políticas contenidas en este documento deberá ser reportado vía correo electrónico a administracion@factoriasasociadas.com, teléfonos 444 33 04, en la Dirección CR

48 B N. 99 SUR 59. VTE CALDAS

Por lo anterior el presente se rige por los siguientes términos y condiciones que el USUARIO acepta:

 

1. OBJETIVO

El presente documento tiene por objeto disponer la política de tratamientos de protección, política general de tratamiento de datos y las políticas y términos de privacidad y condiciones de uso aplicables a la información, contenidos y/o mensajes de datos así expresados, incorporados, usados, tratados y/o procesados por conducto de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., sus aplicaciones, módulos, componentes, configuraciones y/o códigos de configuración que resulten aplicables de sus sistemas informáticos. Este documento tiene por objeto definir el uso, acceso, permanencia, tratamiento de datos y/o todo intercambio de datos, voluntario y/o automático entre el titular que es la COMPAÑÍA, y el USUARIO, quien manifiesta aceptar irrevocablemente los términos del presente como condición para el uso, acceso, permanencia y/o tratamiento de datos que se rige además de la presente política y por la ley colombiana

2. ALCANCE

Esta política aplica para cualquier tipo de información personal que sea recopilada, utilizada, actualizada y/o almacenada en las bases de datos de .quien actuará como C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., responsable del tratamiento de estos datos según lo establecido por las normas legales vigentes.

3. RESPONSABLES Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACÓN Y PROCEDIMIENTO.

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. es una persona jurídica, domiciliada en La Estrella , con número de Matrícula 150155    inscrita el 17 de Enero del 2012  bajo el número 00079110   NIT 900.491.109-4 cuyos datos de contacto son los siguientes:

Responsable: Gerencia General

Encargado de los Datos: Departamento Administrativo

Correo: administracion@factoriasasociadas.com,

Teléfonos 444 33 04

Dirección CR 48 B N. 99 SUR 59. VTE CALDAS

Quien en los términos de ley gestionará la respuesta correspondiente a las solicitudes vinculadas al ejercicio de los derechos regulados a través de la presente política y con ocasión a lo previsto a la ley 1581 del 2012.

4. PERSONAL AL QUE VA DIRIGIDO

La presente Política Interna está destinada para ser aplicada por:

Todas las dependencias establecidas y/o por establecer en C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

Empleados vinculados a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. en especial aquellos que tengan a su cargo labores para el tratamiento de datos personales.

Titulares de la información personal suministrada a  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.y así mismo sus representante(s) o persona(s) que actúe(n) en su nombre, previa autorización de los mismos.

Organizaciones o personal autorizado por C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. para el tratamiento de datos personales

Entidades externas a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.que soliciten información personal, solamente bajo los casos que las Leyes autoricen.

5. MARCO LEGAL

El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

El artículo 20 de la Constitución Política expone que se garantiza a toda persona la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial, salvo los casos que exceptúe la legislación colombiana.

El artículo 21 de dicha norma señala que se garantiza el derecho a la honra y que será la ley quien señalará la forma de su protección.

El artículo 23 de la señalada norma indica que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución de las mismas; con el fin de garantizar sus derechos fundamentales.

La Ley Estatutaria 1266 del 31 de diciembre de 2008 dicta disposiciones generales del hábeas data y además regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 implanta las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural.

El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

El artículo 25 de la misma ley estatutaria establece dispone que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

El Decreto 1377 de 2013 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

El artículo 4 del decreto en mención, instaura que la recolección de datos personales deberá limitarse a aquellos datos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la que son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente; salvo en los casos expresamente previstos en la Ley; por lo que no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.

El artículo 5 del citado decreto, expone que el o los responsables del tratamiento de estos datos deberán adoptar procedimientos para la recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informarle a este último los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los artículos 21, 22 y 23 del indicado decreto, establece que los titulares de los datos personales tendrán derecho a consultar, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales recopilados por cualquier entidad pública o privada.

El Decreto 1074 de 2015 por el que se Reglamenta al Sector Comercio, Industria y Turismo, en su Capítulo 25 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

6. DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos personales sensibles: Se entiende por datos personales sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Recolección: Se entiende por este al proceso de obtener la información necesaria de una persona interesada en utilizar los servicios y productos de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., a través de la captura de información personal y sustancial hecha por un empleado, un tercero autorizado por la entidad o la misma persona, previa autorización.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En concordancia con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre habeas data, C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. adopta los siguientes principios para la recopilación, uso, actualización, almacenamiento y demás actividades tendientes al tratamiento de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento al que se refiere la presente política es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución, las Leyes y la política interna de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  esta última debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, la Constitución y las Leyes. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por la Ley;

Parágrafo 1: Los datos personales, salvo la información de carácter público, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  autorice para la intervención en el Tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la entidad o el Titular de la información.

8. MEDIOS UTILIZADOS POR FACTORIAS S.A.S.PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. cuenta con dos (2) bases de datos para el tratamiento de información personal:

BASE DE DATOS FISICA:

 

Base de datos física, en esta base de datos se encuentra toda información personal que ha sido suministrada por parte de clientes, proveedores, empleados, socios  u otros, en el momento de sostener con C.I. FACTORIAS ASOCIADAS

S.A.S. una relación laboral, comercial, civil u otra.

Esta base de datos cuenta con un documento de autorización por parte de cada persona natural cuando nos suministra la información, como son:

Nombre, Cedula o NIT, Dirección, teléfonos  y demás información que requiere para la relación sea laboral o comercial.

Se asigna a una persona del área Administrativa  y Comercial para que asegure y proteja  la información personal que se encuentra en la base de datos física, estas personas son quienes  se encargan  de guardar y velar por  la información que se encuentra  en archivadores bajo llave. Donde a si mismo se implementó acuerdo de confidencialidad con la personas o personas que manejan esta información.

En estas bases de datos  física se encuentran documentos como son contratos, facturas de clientes, referencias comerciales,  referencias personales, facturas   de proveedores, afiliaciones del personal entre otras más que se requieren, siempre con autorización previa del dueño o dueña  de la información.

Más adelante se describirá la información que se solicita a las personas naturales como  clientes, proveedores, empleados, socios y otros.

BASE DE DATOS ELECTRONICA

 

En esta Base de datos Electrónica  se encuentra toda información personal que ha sido suministrada por parte de clientes, proveedores, empleados, socios  u otros, en el momento de sostener con C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S,  una relación laboral, comercia, civill u otra y que se ingresa  en  las computadoras de la compañía.

En las computadoras incorporamos en el software a 2 Softway la información personal de clientes, proveedores, empleados, socios y otros,  para la elaboración de facturación y el manejo contable que se requiere como son elaboración de recibos de caja, egresos y demás comprobantes. Este programa es una herramienta que permite optimizar los procesos de la empresa mediante la automatización. C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. hoy cuenta con el sistema  con los módulos de  contabilidad, inventarios, facturación, activos, cartera, compras,  tesorería y administración (personalización), por medio de esta herramienta se  genera unos registros con datos personales tanto de empleados como de clientes, proveedores y otros.

Se utiliza servidor  propio donde se instala el software y los demás programas que se necesitan para la ejecución de tareas en la Compañía y en donde se contiene la información de la base de datos, se tiene implementado la realización de  copias de seguridad diarias, para proteger toda información, además se tiene instalado por usuarios una clave de acceso a la base de datos.

Esta base de datos cuenta con un documento de autorización por parte de cada persona natural cuando nos suministra la información como son:

Nombre, Cedula o NIT, Dirección, teléfonos  y demás información que requiere para la relación sea laboral, civil y/o comercial.

Además cuanta con programas como Excel, Word, Paint donde almacenan información de datos personales.

Se manejan once (11) cámaras de video, que monitorean ciertas áreas de la compañía, asì:  1 pasillo, 1 en salón de espera,  9 en la zona de producción, taller y bodegaje ,  para dar mayor seguridad y minimizar riesgos para la compañía.

CONTENIDO DE LAS DOS  BASES DE DATOS  FISICA Y ELECTRONICA

En las bases de datos de la C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. se almacena información general como nombre completo, tipo de identificación, número de identificación y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, ciudad, teléfono fijo y móvil) . En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la COMPAÑIA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular y  de forma voluntaria en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012..

Dichos datos personales e información incluyen:

 

DE LOS CLIENTES

Tratamiento de datos personales de Clientes: El Tratamiento de datos personales de Clientes. Tiene el propósito de que C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S .pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley, por contratos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, sistema de calidad, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

• Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
• Información tributaria;
• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

• Las obligaciones contractuales contraídas con los clientes con ocasión de la ejecución de proyectos;

Estos datos se encuentran tanto en la base de datos físicos como electrónicos implementado en C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

DE LOS PROVEEDORES. 

• Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
• Información tributaria;
• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

Estos datos se encuentran tanto en la base de datos físicos como electrónicos implementado en C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

DE LOS EMPLEADOS

En las bases de datos de empleados se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos estrictamente necesarios para registro de empleados  a entidades.

Tratamiento de datos personales de empleados (activos o inactivos): Se realiza para cumplir con:

• Las obligaciones laborales a cargo de I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales;  Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por  el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.

.

Tratamiento de datos personales de familiares de empleados (activos o inactivos): Se realiza para cumplir con:

• Las obligaciones nacidas con ocasión de la afiliación a la caja de compensación familiar.
• Cotizaciones al sistema general de seguridad social integral;
• Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado;
• Información que se requiera para dar inicio al Contrato laboral tal como Historia laboral del trabajador;

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, LA COMPAÑIA le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.

DE SOCIOS O ACCIONISTAS

 

• Nombre del Socio número de identificación con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

• Información tributaria

 

 

9. INFORMACIÓN   DEL    RESPONSABLE    DEL    TRATAMIENTO      DE INFORMACIÓN PERSONAL

Nombre: C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

Nit: 900.491.109-4

Responsable: Gerencia General

Encargado de los Datos: Departamento Administrativo

Correo: administracion@factoriasasociadas.com,

Teléfonos 444 33 04

Dirección CR 48 B N. 99 SUR 59. VTE CALDAS

10. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD

La información que consta en las bases de datos de la COMPAÑIA es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a compañías públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En cumplimiento de deberes legales, la COMPAÑIA podrá suministrar la información personal a compañías judiciales o administrativas.

La COMPAÑIA velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

FINALIDAD DE LA INFORMACION.

La información sobre clientes, proveedores, y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil, comercial y entes de control del Estado.

-Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Compañía- Pago de obligaciones contractuales. Envío de información a compañías gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.- Soporte en procesos de auditoria externa/interna.

-Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.- Registro de la información de los, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de las Compañía.-Contacto con clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

-Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.-Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.-Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.-Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el USUARIO y la COMPAÑÍA.

Si el USUARIO nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que: (i) el Usuario nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las compañías que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras compañías con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

De igual forma la Compañía podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. La COMPAÑIA adoptando las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Compañía sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la COMPAÑÍA archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

11. SOBRE LA RECOPILACIÓN DE DATOS PERSONALES

Deberán ser suministrados voluntaria y libremente los datos no sensibles de identificación personal tal como son nombres, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que sean solicitados en el proceso de registro.

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., se compromete a realizar todos los esfuerzos tecnológicos disponibles a su alcance para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir accesos no autorizados, mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.

12. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES

La información solicitada por C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., al Titular de la misma, podrá ser suministrada por cualquier medio incluyendo los electrónicos según se requiera. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

13. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de todos nuestros clientes, proveedores  y/o empleado

Recopilados por C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. en el ejercicio de sus funciones, se reunirán en nuestras bases de datos, el almacenamiento de estas se realizará en las computadoras personales de los gestores de la información y en el servidor de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. este último protegido virtual y físicamente en un lugar seguro. Solo personal autorizado puede acceder a él.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., .se esfuerza en proteger tanto a sus usuarios como sí misma del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que posee. La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura.

En particular,

Posee controles sobre sus sistemas de información.

Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.

El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

Revisa y mejora constantemente sus prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas las medidas de seguridad para la protección frente al acceso no autorizado a los sistemas.  Maneja copias como respaldo de la información.

Restringe el acceso a la información personal que posea de sus clientes y/o usuarios. A las personas que necesiten conocer tal información para procesarla en nuestro nombre están sujetas a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos y denunciados ante la ley si no cumplen con estas obligaciones.

15. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Sin perjuicios hacia las excepciones previstas en las Leyes en el tratamiento de información personal, C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

Requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular de la información. Esta deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S, .del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de la misma.

Parágrafo 1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Parágrafo 2. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente Política y en las normas, podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

A los terceros autorizados por el Titular o por las Leyes.

 

16. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA, UTILIZADA Y ALMACENADA POR C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

DERECHOS DEL LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento;

Solicitar prueba de la autorización otorgada a  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS

S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento (cuando aplique);

Ser informado por C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el

trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

17. EJERCICIO Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL TRATAMIENTO DE DATOS.

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías y poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales. Estos derechos le garantizan tanto el poder de decisión y control que tiene sobre la información y que le concierne, como su derecho a la protección de la misma.  En adición, actúan como complemento del deber del responsable el cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.

Para el ejercicio de los derechos en mención, se actuará de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 quienes definen a las siguientes personas como acreedoras de dichos derechos:

Los titulares,

Los causahabientes,

Su representante o apoderado,

Las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., cuenta con un servicio adecuado destinado, entre otras funciones a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y las leyes, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

El procedimiento a desarrollar una vez recibida la queja es:

Se recibe la queja o reclamo por parte del cliente y/o usuario a través de un medio escrito, bien sea físico o digital (en caso de ser telefónica se le solicita al cliente que la realice vía correo electrónico).

Una vez recibida la queja, esta se reenvía de inmediato a la dependencia encargada quien hará seguimiento al caso en compañía del personal asesor de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.., (si así lo requiriese el caso).

La dependencia encargada de dar resolución al trámite contará con un 10  días  de plazo para dar respuesta al usuario, para dar así  solución al cliente y/o usuario, dependiendo de la clasificación del mismo.

La dependencia que recibe el requerimiento del cliente y/o usuario será la responsable de cerrar el caso y realizar las acciones preventivas y/o correctivas, basado en el informe de quejas y reclamos que se realiza de manera trimestral de acuerdo con el indicador de efectividad.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (datos personales), podrá comunicarse con C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., escribiendo al Correo electrónico: administracion@factoriasasociadas.com o así mismo usted podrá llamar a la línea de atención al cliente (054) 444 33 04 de lunes a viernes entre las 07:00 a.m. y las 05:00 p.m.

18. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TRATAMIENTO DE DATOS

DERECHO DE ACCESO

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. .garantizará al titular su derecho de acceso en tres vías:

La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo que se traduce en el deber que tiene C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando exista previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste y de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

CONSULTAS

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., garantizará el derecho de consulta. Este último se suministrará a las personas que actúen en ejercicio del mismo, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular o el representante del mismo.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S., garantiza que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS

C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. garantizará el derecho a reclamo sobre corrección, actualización o supresión de información personal contenida en sus bases de datos o cuando se adviertan presuntos incumplimientos de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto se refiere a la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, una dirección para el envío la respuesta, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que administra C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  con una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Si por alguna circunstancia C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. recibiera un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular.

La segunda, puede ser sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

 

 

 

 

20. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  señalados en el aviso de privacidad y en este documento, además deberá contener como mínimo, la siguiente información:

Los Nombres y apellidos completos del titular, número de identificación y domicilio del mismo; además de un medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante y/o apoderado.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto a los que el titular busca ejercer alguno de los derechos.

En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. C.I.

FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  tiene la obligación de rectificar y actualizar la información personal que recopile a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

Con respecto a lo anterior, se tendrá en cuenta que C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. .tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Parágrafo 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. .la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre el Tratamiento de Datos Personales.

Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la que fueron recolectados.

Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

La solicitud de supresión de la información no procediera.

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

21. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes deberes:

Garantizar que la información que se suministre a los operadores de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. .sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

Reportar, de forma periódica y oportuna a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

Implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información a  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

Solicitar cuando fuera el caso y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información, y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria, de conformidad con lo previsto en las normas.

Certificar periódicamente a  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la Constitución y las Leyes.

Resolver los reclamos y peticiones que FACTORIAS S.A.S .realizase en alguna ocasión.

Informar a C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. . que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado una solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.

Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de las normas.

Los demás que se deriven de la Constitución o de las Leyes.

22. DEBERES DE  C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.  EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S. .cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.

23. DEBERES DE C.I  FACTORIAS S.A.S.RESPECTO AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

24. DEBERES DE C.I FACTORIAS S.A.S.RESPECTO DE LA CALIDAD,

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación colombiana.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Actualizar la información cuando sea necesario.

Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

25. DEBERES DE  C.I FACTORIAS S.A.S.CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN TERCERO O ENCARGADO

Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

OTRAS DISPOSICIONES

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES EN EL MOMENTO NO APLICA LA C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.

Para el cumplimiento de la presente Política Interna, se entiende por datos personales sensibles los que afecten de manera directa la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos  Los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Parágrafo 1. PROHIBICIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SENSIBLES. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Parágrafo 2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.  V para proceder con el tratamiento de Datos

Sensibles se compromete a informar a los Titulares de la información lo siguiente:

Que por tratarse de este tipo de datos, C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S  no estará obligado a autorizar su Tratamiento;

C.I FACTORIAS S.A.S. informará que Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento de los mismos.

26. TRATAMIENTO PARA DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y

ADOLESCENTES SI LLEGARA A DAR EN C.I FACTORIAS S.A.S.

Para efectos legales sobre el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes; C.I FACTORIAS S.A.S.respetará el interés superior de estos y además, asegurará el cumplimiento de los derechos fundamentales que posean.

C.I FACTORIAS S.A.S.implementará estrategias y/o mecanismos autorizados por las normas, para proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de sus semejantes; además los orientará sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan respecto al Tratamiento indebido de sus datos personales.

En este sentido, antes de enviar datos personales a otro(s) país(es), los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN PARA AUTORIZACION DE LAS BASES DE DATOS.

Si los mecanismos citados imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos; C.I FACTORIAS S.A.S. podrá implementar mecanismos alternos tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para I C.I. FACTORIAS ASOCIADAS S.A.S.se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación y el mecanismo alterno do comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando C.I FACTORIAS S.A.S .no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.

27. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto. Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

28. VIGENCIA Y DEROGATORIA SOBRE LA POLÍTICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la COMPAÑIA estarán vigentes a partir del día ocho 30  de JUNIO  de 2017. La COMPAÑIA se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.  

Las bases de datos administradas por la COMPAÑIA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la COMPAÑIA o una obligación contenida en un contrato entre la COMPAÑIA y USUARIO.